Las organizaciones sin un proceso efectivo para la administración de su portafolio de nuevos productos y selección de proyectos, enfrentan comúnmente desviaciones y problemas para la ejecución de su estrategia. La mayoría de los problemas con los que se enfrentan las organizaciones están asociados con el desarrollo de nuevos productos e iniciativas y pueden ser rastreados directamente a través de una ineficiente administración del portafolio.
Los administradores de proyectos que continuamente se encuentran con altos niveles de frustración debido a la falta de recursos o porque sus recursos se mueven a otras organizaciones son quienes tienen un mayor interés en la Administración del Portafolio de Proyectos (APP). Esta frustración es síntoma de un portafolio de proyectos no balanceado. La queja continua acerca de la falta de recursos simplemente es otra manera de decir que existen demasiados proyectos que ejecutar; y que al ser este el caso, es importante que exista una entidad que se encargue de organizarlos, asignarles prioridad de atención e incluso de eliminar los proyectos que no generan valor a la organización.
Cada administrador de proyectos quisiera tener recursos disponibles para completar con una alta calidad los entregables de sus proyectos, dentro de presupuesto y calendario. De la misma manera los administradores de proyectos buscan participar en proyectos que son percibidos de alto valor para la organización, lo cual permite que el ambiente laboral sea placentero y con menores niveles de frustración.
La APP cambia de manera invariable la cultura de la organización orientada a proyectos debido a que nos lleva a hacernos las siguientes preguntas:
1. ¿Estamos invirtiendo en los esfuerzos correctos?
2. ¿Estamos optimizando nuestra capacidad?
3. ¿Qué tan bien esta siendo nuestro desempeño en términos del cumplimiento de la estrategia?
4. ¿Tenemos la capacidad de absorber los cambios?
5. ¿Estamos alcanzando los beneficios comprometidos?
Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es “no”, entonces el proyecto debería ser detenido. De esta manera la organización puede asegurarse de que sus esfuerzos se están enfocando en la entrega de la estrategia definida, objetivos u otros beneficios comprometidos por la organización y de que sus recursos están siendo asignados en los proyectos indicados para que explotar de la mejor manera posible sus habilidades.
La habilidad de responder a estas preguntas determinará que también se ha implementado la APP en la organización.
Algunos de los problemas que se presentan por la falta de una APP son:
• Los proyectos no son valorados correctamente por la organización
• El portafolio cuenta con un pobre balance por tipo de proyectos.
• La estructura detallada de recursos no refleja la estrategia de innovación de productos
• No se están asignando las prioridades a los proyectos de manera correcta
• Existe un mal balance entre el número de proyectos en ejecución y los recursos disponibles de la organización
• Los proyectos no están alineados a la estrategia del negocio
Como resultado, muchas organizaciones tienen:
• Muchos proyectos en ejecución (comúnmente los equivocados)
• Los recursos están dispersos en diversos proyectos.
• Los proyectos tardan mucho tiempo en entregar sus resultados
• El pipeline tiene muchos proyectos con una valuación baja
La administración del portafolio es acerca de ejecutar los proyectos correctos. Si se seleccionan los proyectos correctos, el resultado es un portafolio de proyectos con un alto retorno planeado para la organización; un portafolio correctamente balanceado y que apoya al cumplimiento con la estrategia del negocio.
La APP incluye la administración de la demanda para los proyectos, la priorización de proyectos, balanceo del portafolio, planeación de recursos empresariales y realizar una calendarización de trabajo excelente. Para implementar de manera exitosa la APP, la organización debe poder mantener como uno de sus principales valores la transparencia en la información, la honestidad y el compromiso de los ejecutivos para realizar el análisis de los proyectos por ejecutar y en ejecución.
Para realizar el análisis del portafolio, generalmente se consideran las siguientes actividades:
1. Identificar proyectos o iniciativas – para determinar que esfuerzos son proyectos y cuales son programas vs. trabajo operativo y cambios menores
2. Identificar parámetros del portafolio y sus criterios de calificación
3. Organizar estos parámetros en diferentes categorías
4. Establecer el proceso y formatos para la asignación de prioridades aplicando estos parámetros esto ayudará para ajustar el portafolio de proyectos en la mezcla de los objetivos, desempeño y dirección actual del negocio (balanceo del portafolio)
5. Identificar al equipo de análisis del portafolio
6. Identificar los mapas a construir que puedan generar los resultados que desea del análisis del portafolio
7. Análisis del portafolio y calificación del mismo en varios ciclos de análisis
8. Asignar prioridad a proyectos basada en la alineación estratégica
9. Identificar demanda de esfuerzos (Administración de la demanda)
10. Definir métricas para el análisis del portafolio de proyectos
Diferencia entre la Administración de Programas y Portafolios
Desde el punto de vista de proyectos es importante resaltar la diferencia entre programas y portafolios. La principal diferencia es que los programas generalmente constan de proyectos relacionados y un portafolio consta de programas y otros proyectos no asociados.
De manera sencilla, la administración de proyectos considera solamente a un proyecto (ya sea grande o pequeño) enfocándose en la generación de entregables de acuerdo a un calendario y presupuesto. La administración de programas se encarga de coordinar múltiples proyectos que de manera conjunta generan un resultado para el negocio. Es la administración de las dependencias entre los proyectos lo que diferencia la administración de proyectos de la de programas. La administración del portafolio coordina un conjunto de proyectos y programas que puedan o no tener interdependencias y que están enfocados a cumplir un objetivo de la compañía.
